Teknisk gjennomføring

Kjøreplanen gir en totaloversikt over alt som skal skje, når det skjer, hvem som er ansvarlig for det og hvem som bidrar, i kronologisk rekkefølge. På et større arrangement, kan det være en god ide å dele opp kjøreplanen til en plan for hvert enkelt arbeidsområde.

Kjøreplanen kan være et årshjul, som viser hvilke aktiviteter som må gjøres i månedene og dagene før selv arrangementet. Men det bør også være en egen kjøreplan for selve arrangementsdagen.

Har man en god og detaljert kjøreplan, gir det en bedre oversikt. Jo flere ting man har tenkt på og fått inn i kjøreplanen, jo bedre! Få med navn og kontaktinfo på nøkkelpersoner, og send ut kjøreplanen i god tid slik at alle (i hvert fall løpsleder, riggsjef, løypeansvarlig og sikkerhetsansvarlig) kan sette seg inn i den. Kanskje det kommer forslag til forbedringer også?

Det anbefales også å lage en evalueringsrapport i etterkant for å fange opp hvilke forbedringer man kan gjøre til neste gang.

En sjekkliste er en intern huskeliste for å få med seg de viktigste gjøremålene for ett eller flere ansvarsområder. Et arrangement kan ha mange sjekklister, og disse må samsvare med kjøreplanen.

Listene kan være svært enkle, gjerne notert ned på et ark for hånd, eller mer standardiserte. Underveis krysser du av for hver ting som er utført. Da er det veldig enkelt å ha oversikt, og du får også en logg over hva som er gjort.

Sjekklister bør utformes i god tid før arrangementet. De aller beste sjekklistene blir til hvis man klarer å lage disse under evaluering av et gjennomført arrangement. Da har man erfaringer ferskt i minne, og sjekklistene er klare i god tid før neste arrangement.
På denne måten mye enklere for andre å ta over en jobb de ikke har hatt tidligere.

Begrepet Daily Run Sheet er hentet fra ITU og beskriver konkurransedagen, minutt for minutt. Det er svært praktisk under store konkurranser der ulike aktører har avgjørende oppgaver for at konkurransen skal gli best mulig. Spesielt når arrangør og eventuelt TD skal ha kontroll med at alle oppgavene blir gjort. 

Et slikt ark er praktisk å dele ut til de i staben som trenger å følge med under konkurransen. Det er et operativt dokument som skal følges gjennom konkurransen og innebefatter lite av det som skjer rundt. Det kan bli for omfattende å lage et daily run sheet for månedene i forveien da det blir for detaljert. Da er det fint å kunne bruke kjøreplanen i stedet.

Logistikk handler om praktisk og økonomisk tilrettelegging for best mulig arbeidsvilkår og gjennomføring av en konkurranser. For det meste handler det om leie av utstyr og transport.

Rigging av arena tar ofte mer tid enn man tror, og det bør derfor bør skje én – to dager i forveien. Husk å beregne nok sperringer (gjerder, kjegler, merkebånd etc.), og sett av tid til merking av både løyper og sykkelstativ.

Nedrigging bør skje umiddelbart etter at konkurransen er slutt, men ikke ta ned målseilet før siste utøver er i mål.

Gode tips for arbeid med logistikk:
• Innhent tilbud fra flere leverandører
• Se om man kan få bedre tilbud og priser ved å samle opp og gjøre totalleverandøravtaler med noen få firmaer.
• Prøv å samkjøre leveranser så godt det lar seg gjøre – det er økonomisk og tidsbesparende å kjøre én litt lengre istedenfor fire små turer.
• Se på leieperioder og når dere må ha ting i hus. Hva må inn først og sist for at det skal bli tidseffektivt?
• Har dere et låsbart lagerrom i nærheten av arenaen? Da kan dere ha utstyr tilkjørt i god tid og lett tilgjengelig under arrangementet.

Det viktigste ved påmelding er betalingsløsning og at du får inn nødvendig data, i et format som gjør det enkelt å sortere / filtrere etter behov.
Du bør også velge hvilken løsning du skal ha på tidtaking før du bestemmer deg for formatet på påmeldingen. Det er viktig å ha minst mulig endringer av data på vei mellom påmelding og tidtakingsløsning.
Informasjon man alltid bør ta med:
• E-Post
• Fornavn
• Etternavn
• Adresse
• Postkode
• By
• Land
• Telefon
• Fødselsdato
• Klubb
• Valg av klasse (NB: Bruk klasseinndelingen til NTF)
• Informasjon om lisensbehov (Har årslisens, trenger endagslisens)
• T-skjortestørrelse
• Annen info

Noen nyttige tillegg til ettertanke:

• Reservasjon/tillatelse til publisering av deltagerbilder
• Navn og telefonnummer til foresatte eller nærmeste pårørende
NTF anbefaler å bruke profesjonelle systemer, enten det er deltaker.no, EQ Timing, Race Tracker eller Ultimate. Vær oppmerksom på at løsninger med betalingshåndtering vanligvis tar et gebyr per påmelding. Noen tar også et oppstartsgebyr.

Mal for racebrief

Mal for racebrief - lang versjon