Sikkerhet

Ingen ønsker å få bruk for beredskapsplaner og kriseplaner. Men, når det oppstår alvorlige situasjoner vil det værer svært betryggende at slike planer foreligger.

En god krisehåndtering baserer seg på planverk og erfaring. Dersom en arrangør ikke har mye erfaring med kriseplaner og beredskapsplaner, bør en søke råd hos kyndig personell. Det gjelder nemlig å være forberedt på det verste, men håpe på det beste. I denne veiledningen følger gode regler for hvordan en kan lage gode planer i tilfelle uhellet er ute.

Sikkerhets- og beredskapsplan

Det er mange aktører og etater som har god erfaring med å lage sikkerhetsplaner. Politiet er en av dem. Før alle store arrangement må det lages planer, eller ordre, og delplaner (delordre) for de ulike delene av arrangementet. En slik plan bør være innom følgende punkter:

• Svømming, sykling og løping – beskrivelse av løypene
• Sikkerhetsplan for svømmingen
• Sikkerhet i sykkelløypa
• Sikkerhet i løpeløypa
• Risikovurdering og tiltak (se lenger ned for detaljer)
• Trafikk- og sikkerhetsplan for hele konkurransen
• Kriseplan i tilfelle ulykken er ute
• Navneliste og kontaktdetaljer for alle i organisasjonen på konkurransedagen
• Frivillige – inkludert en liste med navn, plassering under konkurransen og telefonnummer på samtlige
• Race briefing – for deltakerne og for arrangørene (dommere etc)
• Detaljert timeplan og tidslinje

Politiet benytter seg av et verktøy som kalles 5 punktsordre. Den er et veldig godt utgangspunkt for sikkerhetsplanleggingen. Den har, som navnet tilsier, fem punkter, men den har også flere underpunkter. Ved å ha en slik plan vil en unngå å glemme viktige momenter. En annen fordel med å bruke nettopp 5 punkts ordre er at den er gjenkjennelig for både politiet og f.eks brannvesenet dersom planer skal samkjøres.

I tillegg til denne hovedplanen, bør det lages underplaner eller delordrer for eksempelvis medisinsk beredskap, brannberedskap etc. Det viktigste er å ha en plan dersom uhellet er ute. Ved å følge planene under, vil faren for at noe glemmes bli mindre.

SIKKERHETSPLAN KONKURRANSE XX

Punkt 1. Situasjon

Her beskrives situasjonen. Hva, hvem, hvor og når. En kort redegjørelse for hovedlinjene av konkurransen slik at leseren får et raskt overblikk. Her kan det for å lette lesningen av dokumentet med fordel brukes underoverskrifter etter eget ønske.

Punkt 2. Oppdrag

Her skal en beskrive hva en ønsker å oppnå med konkurransen. Eksempelvis:

Klubben skal arrangere en trygg triatlonkonkurranse for alle typer triatleter på en slik måte at både frivillige, publikummere og utøvere får en god opplevelse.

Under dette punktet bør arrangørens tanker om sikkerheten komme tydelig fram. I visjonen for konkurransen bør sikkerhet være et svært viktig element som må inkorporeres fra starten av.

Punkt 3. Plan og utførelse

Dette er punktet der detaljene kommer inn. Hele sikkerhetsplanen bør være et levende dokument slik at en ikke låser seg til løsninger en ser ikke vil fungere. Dette punktet skal være en forklaring på hvordan en skal skape målet som står i punkt to ut av utgangspunktet i punkt 1.

For å gjøre planen mest mulig lesbar bør den ha ulike underpunkter. For omfattende konkurranser bør det gjerne også lages delordre for ulike deler av konkurransen. På små konkurranser holder det kanskje å skrive alt som underpunkter i ordren. Eksempler på slike punkt/ delordre er svømmeløype, sykkelløype, løpeløype, skiftesone, publikumssikkerhet. Listen er på ingen måte uttømmende.

Det viktigste med denne planen er at den er enkel å forstå, har med de viktigste punktene og at den blir fulgt. For å gjøre den best mulig bør en ha tydelige kart og beskrivelser av de ulike rollene underveis i konkurransen.

Punkt 4. Administrasjon og forsyningstjeneste

Hvem har ansvaret for administrasjonen, og hvordan er forsyningstjenesten tenkt løst. Hvem har rekvisisjonsmyndighet til å skaffe til veie evt. ting som mangler?Økonomiske forhold bør også komme inn her.

Punkt 5. Samband og ledelse

Samband

Det er langt fra under alle arrangementer det brukes samband, selv om det nok hadde vært et svært godt hjelpemiddel. Dette punktet er like viktig uansett. De ulike aktørene under konkurransen har på ulike tidspunkt behov for å ha kontakt med andre. Under dette punktet kan det derfor være nyttig med en liste over hvem som er ansvarlige og hvilke telefonnummer disse kan treffes på.

Dersom det nyttes samband vil et sambandsdiagram være svært nyttig. Det kan utformes som noe liknende et organisasjonskart med de ulike personene som skal ha samband og hvilket kallesignal disse har. For enkelthetsskyld bør det gis noe opplæring for de som aldri har benyttet samband tidligere.

Ledelse

Det bør under dette punktet beskrives hvor ledelsen vil være. Dette omtales gjerne som Kommandoplass eller KO. Hvor kan ledelsen treffes under konkurransen, eventuelt også før og etter.

ORDRE SLUTT

Alle arrangementer bør gjøre en risikovurdering. En risikovurdering er en gjennomgang av hva som kan forårsake skade eller sykdom på arrangementet. Hensikten er å ha et verktøy for å se om det må vurderes tiltak for å redusere risikoen eller om risikoen er så liten at det ikke er nødvendig med tiltak.

En risikovurdering har tre kjernespørsmål:

• Hva kan gå galt?
• Hva kan vi gjøre for å hindre dette?
• Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensen dersom det skjer?

En risikovurdering kan være ett omfattende dokument. Men det trenger ikke være det. Omfanget av risikovurderingen avhenger av størrelsen på arrangementet, samt hvor det arrangeres. Man går gjennom og analyserer alle deler av arrangementet som kan innebære en form for risiko.

En enkel risikovurdering kan gjøres i fire trinn:

1. Finn farekildene
2. Hva kan skje og hvor sannsynlig er det?
3. Hva kan vi gjøre for å hindre det?
4. Tiltak og videre arbeid

Det finnes også flere hjelpemidler for å utarbeide gode risikovurderinger. Flere av disse kan godt benyttes. NTF har også en mal i vedlegget til dette dokumentet. Ett eksempel på bruk av denne ser du under.

Risikovurderingen gjøres altså på flere deler av arrangementet. Disse risikovurderingene samles opp i ett felles dokument for hele arrangementet.

Vi kan anbefale å denne veilederen for å utføre en risikovurdering.

Under planleggingen av enhver konkurranse må en beslutte hva som er akseptabel risiko. Så må en gå gjennom ulike hendelser som kan oppstå, hvor stor sannsynligheten er for det, og farepotensialet som de ulike hendelsene utgjør. Et risikodiagram som det under er svært nyttig.

Før en bestemmer seg for hvilke hendelser som mest sannsynlig kan oppstå, kan det være lurt å ha en såkalt «svartmalingsfase». Med det menes å ha en idémyldring med alt som kan oppstå. Så velger man ut det som ikke fremstår som totalt irrelevant.

Som hovedregel skal det jobbes for at:

• Risikoer som er i røde felt elimineres
• Risikoer som er i gule felt håndteres
• Risikoer som ligger i grønne felt overvåkes.

Eksempel på førstegangsutfylling:

Etter å ha gjennomgått risikodiagrammet ser en at en har punkt 4 på gult, og punkt 5 på rødt. Ergo må noe gjøres. Her følger et eksempel på beskrivelsen etter en ny vurdering og nye tiltak (4a og 5a).

Som frivillig er det ikke alltid lett å vite hva en skal gjøre. Dersom noen enkle kjøreregler er nedtegnet på tiltaktskortet, så vil den frivillige ha bedre kapasitet til å gjøre de rette tiltakene.

Det bør også innføres en såkalt beredskapstrapp i forkant av arrangementet, som en del av planleggingen. Det er for lettere å kunne håndtere en krise om den inntreffer. Den kan se slik ut:

Modellen kan ved første øyekast virke overveldende for et lite arrangement. Men for å sette det litt i perspektiv kan det være slik:

Ved innsjekk i skiftesonen begynner det å bli lang kø. De frivillige varsler sin nærmeste overordnede om situasjonen. Overordnede undersøker muligheten for å få flere til å bistå i innsjekk (mobilisering). Før de nye kommer til, setter de inn konsekvensreduserende tiltak, som kan være gjerder for å lage en litt lengre sluse. Nye frivillige kommer til (forsterkning), og det åpnes én sluse til (igangsetting).

Imidlertid er det ikke nødvendig å tenke beredskapstrapp i så enkle tilfeller som nevnt over, fordi det meste går av seg selv. Men skulle noe mer alvorlig ligge an til å skje, er det lurt å ha en plan på det. Dersom en ser at det kan bli behov for ekstra ressurser et sted, meldes det om dette. I et tilfelle der en det oppstår en akutt situasjon som en må håndtere, er det svært praktisk om det allerede er mobilisert flere til å håndtere den. Det hele avhenger av god planlegging.

Normalt er arrangementssjefen ansvarlig for selve arrangementet og sikkerheten. I tilfeller hvor en organisasjon står som arrangør er det denne organisasjonens øverste ansvarlige som regnes som ansvarlig for arrangementet. Likevel kan det være hensiktsmessig å utpeke en egen sikkerhetssjef til å lage planverk etc. Denne personen bør ha erfaring fra slikt arbeid tidligere. Arbeidsoppgavene innbefatter å utarbeide alt av sikkerhetsplaner til konkurransen samt føre dialogen med eksterne nødetater. I tillegg bør sikkerhetssjefen være den som samordner alt sikkerhetsarbeidet.

Ved store konkurranser bør sikkerhetssjefen delegere oppgaver til ulike gruppeledere. Det kan være geografisk inndeling eller inndelt etter funksjon.

En viktig del av jobben som sikkerhetssjef er å briefe sine mannskaper. Ved store arrangementer er det viktig at alle har én leder å forholde seg til. Derfor må sikkerhetssjefen briefe sine delledere, som igjen briefer sine mannskaper. På den måten sikrer en eierskap til oppgaven og mer vilje til å gjøre en god jobb.

Sanitet

Arrangementets sanitet skal kunne ivareta behov for førstehjelp, behandling av mindre skader, vurdering av behov for ytterligere hjelp og best mulig tilrettelegge for akutt hjelp ved alvorlige hendelser. Alle arrangement trenger en viss form for sanitetsberedskap. Ved mindre arrangement er det kanskje tilstrekkelig med to medarbeidere som er opplært i førstehjelp. Dersom uhellet skulle være ute, er det godt å vite at en har laget en sanitetsplan og vurdert behovet i forkant.

Kommunikasjon

Før, under og etter et arrangement er det ofte et stort behov for kommunikasjon. Metoden derimot, den kan variere. Det er viktig å ha tenkt gjennom hvordan kommunikasjonen skal foregå gjennom hele arrangementsperioden. Når kan en bruke hva og hvorfor gjør en det slik. I noen tilfeller vil det kunne lønne seg å legge noe mer penger i godt utstyr for å sikre at arrangementets stab kommuniserer godt.

E-post og skype

I forkant av arrangementet er det nødvendig med mye kommunikasjon for å legge planer, avtale arbeidsområder etc. Denne kommunikasjonen kan skje på ulike måter, men e-post, møter og Skype er en god blanding.

Ved å bruke Skype, kan en se hverandre mens en snakker sammen. Det gir en god avveksling fra vanlig telefon. Det fungerer også fint dersom en er flere deltakere. Da behøver ikke deltakerne reise fra hjemmene sine, noe som kan gjøre det enklere å få med personer i staben.

For sending av store filer kan skytjenester som Dropbox, Box etc fungere bra.

Under arrangementet vil derimot e-post fungere svært dårlig da en ikke er sikret at alle får informasjonen.

Telefon og sms

Sms er noe bedre enn e-post, men samtidig har en samme utfordring med at en ikke vet om mottakeren har mottatt meldingen. Med mindre enn har avtalt å kvittere. På støyende steder kan det fungere godt, men en må huske at en ikke nødvendigvis hører at meldingen kommer inn.

Ved å ringe, sørger en for at mottaker mottar meldingen med en gang. Så fremt vedkommende tar telefonen. I forkant av arrangementet må en regne med at telefonen blir flittig brukt.

En ulempe med telefon er at det kun er to personer som hører hva som blir sagt. Under arrangementet kan det være mye info som er nyttig å få ut til flere, med en gang.

Samband

Det er selvsagt at samband fungerer dårlig før og etter en konkurranse. Under konkurransen, derimot, kan det være en strålende løsning nesten uansett størrelse på arrangementet.

Ved bruk av samband sørger en for at viktig info kommer ut til alle som skal ha den, raskt. I en nødsituasjon er det helt avgjørende for raskt å kunne respondere. Dersom en skal ringe rundt til ulike nøkkelpersoner, tar det unødvendig lang tid.

Ta kontakt med personer i nærmiljøet som har interesse eller kunnskap om samband og radio. En liten utgift på leie av samband kan gjøre stor forskjell. Husk bare å lage et sambandsdiagram slik at en vet på forhånd hvilke funksjoner som skal ha samband, og hvilke som ikke trenger.

Vannkvalitet er normalt ikke noe problem for konkurranser som arrangeres i Norge. Men når det etterhvert blir vanlig å lage konkurranser sentralt i byer kan det være nyttig å tenke vannkvalitet. Likeledes bør man ha det i bakhodet når man skal ha svømming nær dyrket mark. Det finnes flere eksempler internasjonalt på at vann kan gi store utfordringer for deltagerne under og etter konkurranse. Avsnittet nedenfor beskriver ITUs krav til vannkvalitet.

De fleste kommuner i Norge monitorerer vannkvalitet på lokale badeplasser. Ta kontakt med kommunen om det er mistanke om at vannkvaliteten kan innebære en helserisiko.

En prøve satt sammen av vann av vann oppsamlet fra tre forskjellige steder på svømmebanen skal analyseres og resultatet vil avgjøre om svømmingen kan gjennomføres.

Dersom resultatet av analysen er over de følgende nivåer anbefales ikke svømming.

• Sjø- og "brakk-"vann: PH mellom 6 og 9 Entero-cocci ikke mer enn 100 pr 100 ml (ufc/100ml) Escherichiacoli E. Coli ikke mer enn 250 pr 100 ml (ufc/100ml).
• Ferskvann: PH mellom 6 og 9 Entero-cocci ikke mer enn 200 pr 100 ml (ufc/100ml) Escherichiacoli E. Coli ikke mer enn 500 pr 100 ml (ufc/100ml) Tilstedeværelsen av blå-grønne alger / skum (cyanobatteria), maks. 100.000 celler / ml.

International Triathlon Union ITU Competition Rules 21-02-2013 Kapittel 10.1.b

Nødetatene (Politi, Brann, Ambulanse) har ofte utviklet tiltakskort for bestemte hendelser. Slike tiltakskort er en enkel beskrivelse av viktige tiltak og oppgaver den enkelte tjenestemannen skal gjøre på ett skadested.

For et triathlonarrangement er tiltakskort et kort som hver enkelt frivillig på arrangementet får. Disse henges gjerne i ett "nøkkelkjede" rundt halsen, slik at det er enkelt og raskt tilgjengelig.

Disse er normalt litt forskjellige ut ifra hvilken funksjon den frivillige har. Den aller viktigste funksjonen til ett tiltakskort, er en beskrivelse av hva den frivillige skal gjøre ved en alvorlig hendelse!

Noen tiltakskort kan være veldig generelle. For eksempel kan alle frivillige som står vakter på sykkeletappen ha samme kort. Noen er mer spesifikke. Som for eksempel en som står ved en vendepost (se eksempel).

På den ene siden bør det stå kort oppsummert hva som er den frivilliges oppgave ved en alvorlig hendelse. Deretter bør det stå kort hva som er den frivilliges oppgave under "normal drift".

På den andre siden bør det stå viktig kontaktinfo. Som telefonnummer til nærmeste overordnet, til sikkerhetsansvarlig, til førstehjelpsberedskap etc. Hvis det er utdelt samband, kan det også stå en kanalplan og en kort sambandsinstruks. Også denne siden bør være tilpasset de enkelte frivilliges funksjon. Ved store arrangementer er det vanlig å ”skjerme” enkelte telefonnummer. For eksempel er det vanlig å ikke la alle frivillige ha telefonnummeret til løpsleder, arrangementslege etc. Ved små arrangementer er behovet ulikt. Dette må vurderes for hvert enkelt arrangement.

Et eksempel på et tiltakskort:

Tiltakskort

Vendepost Løpeløype

Dine oppgaver:

• Du skal krysse av hvert enkelt startnummer som passerer vendeposten.
• Du skal varsle på radio når de tre beste i hver klasse passerer. (KUN hvis du har tid og det ikke går ut over oppgaven over).
• Du skal varsle hvis utøvere rapporterer om problemer hos seg selv eller andre deltagere.
• Du skal bli på posten til løpsleder varsler på samband at alle deltagere er i mål.
• Du skal ta med deg alle merkebånd fra din post og tilbake til mål etter endt løp.

Ved alvorlig ulykke

1. Sikre skadestedet, sørg for at ingen andre blir skadet.
2. Gi eventuelt livreddende førstehjelp.
3. Ring 1-1-3.
4. Varsle evt Norsk Folkehjelp Sanitet, hvis ikke allerede tilstede.
5. Varsle når tid: Sikkerhetssjef: Jørgen tlf:u 911 73 xxx og løypesjef Løp: Frøyset 951 26 xxx.

Side 2 Telefonliste

Alle arenaer er forskjellige og trenger ulik sikring. Triatlon skiller seg fra mange andre idretter ved at det skal konkurreres i tre ulike del-idretter og ofte også på tre ulike steder. For mer detaljert informasjon om sikkerheten på de ulike delene, se under svømming, sykling eller løp.

Det viktigste momentet under sikring av løype er planlegging. I god tid før arrangementet må ulike løypetraseer gjennomgås og det må gjøres en risikovurdering. På forhånd må det fastsettes et akseptabelt risikonivå. Se mer under risikovurdering.

Generelt kan en si at det er mange variabler når det gjelder arrangering av triatlon. Noen triatlon har avsperrede sykkel- og løpeløyper, mens andre arrangerer sykkeletappen uten at trafikken sperres. Det gir ulike utfordringer.

Sikringen av løypene må være så god at dersom noe uforutsett skulle skje, må det være en plan for det. Ett eksempel er gjerder og sperrebånd i sykkelløypa. Gjerder og sperrebånd er i utgangspunktet en god tanke for å holde publikummere unna sykkelløypa. Da det å leie gjerder for hele sykkeløypa vil bli svært kostbart, kan sperrebånd mellom gjerdene løse situasjonen. Imidlertid skal en ha vurdert faren for at sperrebåndet kan løsne og blåse inn i banen. Det har skjedd tidligere, og førte til velt og skade på utøver.

Alle steder der det anses som farlig, må det sikres. Hvordan dette gjøres må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Ved draft legal konkurranser bør det være gjerder alle steder der det kan komme biler i banen, eller der det antas å være fare for stor trengsel av tilskuere.

Spesielt skiftesonene bør gjerdes inn. Både av sikkerhet for utøvere og publikum, men også for å sikre verdiene som tross alt finnes innenfor gjerdene i en skiftesone. Arrangør har et visst ansvar for at ikke hvem som helst slipper inn i skiftesonen.

Der det ikke er aktuelt med gjerder fordi trafikken skal gå sin gang, må en ha løypevakter. Disse må være godt synlige, gjerne med vester. Husk at alle arrangement som påvirker almenheten i det minste har meldeplikt til nærmeste politimyndighet. Evt. sperring av veier er en lang prosess og må naturligvis godkjennes på forhånd. Det er viktig å ha et godt samarbeid og en god dialog med politiet i forkant. De kan komme med gode tips til sikring av løype og evt. bidra med motorsykkel eller sperremannskap (mot kostnadsdekning av arrangør).

Man bør ha både båter og kajakker til beredskap for svømmeetappen. Kajakkene kan ligge nært opp til svømmerne og fange opp eventuelle problemer tidlig. Båtene må ligge i god avstand fra svømmerne. Dette fordi en skade på svømmerne fra en propell vil være ganske kritisk. I tillegg vil en motorbåt i nærheten av svømmerne stresse disse unødvendig. Motorbåter må ha lav fart, for å unngå for mye bølger.

I båtene må det være overflatereddere. Dette er personell som kan gå i vannet for å hjelpe en utøver med problemer. Overflatereddere vil ved de fleste arrangementer være tilstrekkelig. Det er i utgangspunktet ikke fornuftig å ha fritidsdykkere til sikring for svømmerne. En utøver med problemer, vil svært sjeldent synke. Å drive redningsdykking er en krevende og farlig jobb og utføres i Norge kun av profesjonelle. Det kreves en særskilt utdanning for dette. I praksis er det bare noen få firmaer som gjør dette, samt redningsdykkere fra Brannvesenet.

En utøver som er i ferd med å drukne vil ikke vinke om hjelp! Dette er en av de farligste reaksjonene vi har når det gjelder sikkerhet i vann. En utøver som er i ferd med å drukne, vil ha et helt annet reaksjonsmønster. Hvordan utøveren vil reagere er litt forskjellig, ut ifra hva som er årsaken til problemet. Men som regel vil de være ganske stille. Vær spesielt oppmerksom på:

• Personen er helt stille og rolig
• Hodet lavt i vannet, munnen nære vannet.
• Hodet bakoverlent med munnen åpen
• Glassaktig og flakkende blikk
• Lukkede øyne Vertikalt flyteleie (stående i vannet)
• Hyperventilering
• "Hundesvømming"

Hva gjør man ved en eventuell drukning?

• Rop og sjekk om alt er ok. Får man svar, så er det normalt ok.
• Får du bare et tomt, stirrende blikk, så er det hastverk.
• Varsle båt med overflatesvømmer.
• Vedkommende kan eventuelt henge på kajakk til båt kommer. Men vær obs på at et drukningsoffer muligens ikke er i stand til dette.
• De aller fleste må hjelpes ut av vannet.
• Overflatesvømmer hopper uti, og hjelper vedkommende bort til og opp i båt.

På svømmeetappen av arrangementet bør det telles antall utøvere inn og ut av vannet. Alle utøverne må derfor gå i vannet gjennom ett spesifikt punkt. Utøverne telle også opp av vannet for å sikre seg at alle er ute av vannet. På lengere distanser og i løyper som er litt mer uoversiktlig, må utøverens startnummer registreres både ut i vannet og opp av vannet. Dermed har man oversikt over hvem som eventuelt mangler. Det er viktig at personell i båter noterer seg startnummer på utøvere som bryter. Dermed kan man lett sammenligne listene.

Alle utøverne må ha på seg badehetter i lett synlige farger. Dette for at sikkerhetspersonellet lettere skal kunne ha oversikt. Og for å være lett synlig for annen trafikk på sjøen. En svømmeetappe bør normalt ha en "Cut-Off" tid. Dette er en maksimal tid som utøverne får lov å benytte på svømmeetappen. Dette er for å unngå at utøverne blir for lenge i vannet. Cut-off tid må være kjent for utøverne før start.

Ved kaldt vann for utøvere som bruker ekstra lang tid i vannet, er det fare for nedkjøling. Normalt er utøverne godt beskyttet mot nedkjøling når de benytter våtdrakt. Men for utøvere som ikke har dette, eller ved ekstra kaldt vann kan nedkjøling oppstå. Faren øker jo lenger man er i vannet. En person som er i ferd med å bli nedkjølt vil blant annet kunne få gradvis tap av mental skjerpethet. De er derfor ofte ikke i stand til å se selv at hjelp er påkrevd.

Sikkerheten under sykkeletappen er oftest den som er mest krevende, av flere grunner. Det er ofte den lengste runden/ etappen og den foregår oftest i trafikken og i høy fart. Skadepotensialet er dermed mye høyere enn under f.eks løping. Dette må en som arrangør ta høyde for. Se forøvrig løypedesign for flere tips omkring selve løypevalget.

Det hender dessverre at personer omkommer ute på trening, eller i konkurranse. Spesielt da på sykkel. På høsten 2014 omkom en person mens han var ute og syklet med sine lagkamerater. Bilen stakk fra stedet. Selv om dette skjedde under trening, så kan det vel så gjerne skje under en konkurranse dersom veien ikke er sperret for trafikk. Sikkerhetsplanen bør derfor være veldig tydelig på de tiltak som er satt i stand for sikkerheten på sykkeletappen. Dersom noe uforutsett skulle skje er det betryggende å ha en god plan å vise til etterforskerne fra politiet dersom det etterlyses.

Sørg for at alle som varsles skal er varslet. Herunder lokale myndigheter og personer i området. Noen steder vil det være naturlig å ta kontakt på døren til naboer eller legge en lapp i postkassen. Andre steder kan et skilt i forkant og underveis være nok.

Under selve konkurransen må det være nok vakter til at biler blir stoppet og informert før de kjører inn i løypa. Det beste ser selvsagt at hele løypen er sperret av. I det tilfellet må en passe på at gjerdene ikke blir flyttet på og skaper farlige situasjoner og at sperrebånd ikke løsner fra sine fester og kan hekte seg opp i syklistene når de kommer forbi.

De samme sikkerhetstiltakene en har for hele konkurransen må kunne benyttes under hele sykkeldelen slik at en ikke er avhengig av at en syklist som er lengst unna skiftesonen må karre seg tilbake for egen maskin om han/ hun skulle velte. Den medisinske beredskapen må være mobil.

Arrangeres det sykkeletappe i terreng vil mange elementer falle bort, men det er vel så viktig å være raskt på stedet under disse konkurransene. En må derfor huske på at skulle en syklist falle midt i skogen vil det være vanskeligere for mannskapene å komme seg inn dit, med mindre dette er tenkt på i forkant. ATV kan med fordel benyttes enkelte steder.

Se mer info under løypedesign.

Løpeetappen bør være mest mulig adskilt fra øvrig trafikk. Det vil være stor forskjell på om løypa arrangeres i terreng eller i bymiljø.

I planleggingsfasen må det sjekkes om det er andre arrangementer langs ruten. For eksempel bryllup, loppemarked, andre idrettsarrangement etc. Hvis det er arrangementskollisjon må dette løses i planleggingsfasen av arrangementene. Ta spesielt høyde for biltrafikk, parkering etc i forbindelse med eventuelle andre arrangement.

Starttiden på arrangementet bør tilpasses trafikkforholdene. Unngå de verste rush-tidene der dette kan være en utfordring. Sjekk med lokalt busselskap så eventuelle bussruter ikke skaper problem for arrangementet.

I et bymiljø bør aller helst løypa være adskilt fra andre gående. Hvis løypa sperres, må det lages overganger for publikum og andre gående. Disse overgangene lages på spesielt trafikkerte områder. Overgangene må bemannes av vakter, som slipper publikum over når det ikke er utøvere i løypa. Å kontrollere fotgjengere krever et høyt antall vaktmannskaper, særlig i ett bymiljø.

Avhengig av hvor lang løypa er, bør det plasseres førstehjelpsposter rundt løypa. På korte løp, eller ved løyper med mange kortere runder, kan det være tilstrekkelig å ha en førstehjelpspost ved start/mål.

Under planleggingen av en konkurranse er det mange ting som må på plass. Sikkerhet, løyper, kontakt med myndighetene og jobben med å samle nok frivillige, for å nevne noe. Et element som ofte kommer i bakgrunnen er tilrettelegging for publikum.

Under en konkurranse skal naturligvis deltakernes sikkerhet og trivsel være i fokus. Det er derimot ikke noe i veien for å samtidig tilrettelegge for publikum. Det kan faktisk være svært nyttig for å gjøre konkurransen mer attraktiv å se på.

Hvor mye tilrettelegging som er nødvendig vil variere fra konkurranse til konkurranse. I noen tilfeller er det ikke nødvendig å gjøre noen tiltak da konkurransen er så tilgjengelig fra før. Ved andre større konkurranser vil små tiltak kunne gjøre den store forskjellen. Ved på forhånd å tenke flyt for publikummere vil skiftesone, svømmestart, sykkelløype, løpeløype og målgang være mer tilgjengelige for alle. Målet må være å tilrettelegge for at publikum kommer så tett på deltakerne og «der det skjer» som mulig, uten å gå på bekostning av sikkerheten.

Må veier sperres, må det legges inn overganger der publikum kan gå over. Det bør være så enkelt som mulig for publikum å gå fra den ene delen av konkurransen til den andre. Må en gå gjennom trange passasjer og stå lenge i kø, kan det føre til at flere ikke orker.

Jo mer tilgjengelig konkurransen er, og jo flere som kommer, jo bedre blir stemningen. Husk å lag en konkurranse for andre enn deltakerne også. Lag en konkurranse for alle!

Ved alle arrangementer er det behov for en viss medisinsk beredskap. Ved mindre arrangementer kan det være tilstrekkelig med ett par funksjonærer som har førstehjelpskompetanse. Ved de største arrangementene vil behovet være langt større og mer omfattende. Dette kan omfatte flere leger, sykepleiere, profesjonell ambulansetjeneste og så videre.

Hva slags medisinsk beredskap arrangementet behøver er bestemt ut ifra flere forhold.

Dette kan være:

• Antall deltagere
• Antall forventet publikum
• Hvor stor og hvilke risiko en eventuell risikoanalyse viser
• Hvor langt det er til ordinær legevakt, sykehus, ambulansetjeneste etc

Store arrangementer som foregår langt ifra ordinær akuttmedisinsk beredskap bør vurdere å etablere egne sanitetsstasjoner på selve arrangementet. Det bør også vurderes å leie inn egen ambulanse for å transportere skadde deltagere.

Helt avgjørende er det at personell med medisinsk- og/eller sanitetskompetanse er med under planleggingen av arrangementet. Denne må kjenne til den akuttmedisinske- og katastrofemedisinske beredskapen i aktuelt område. Vedkommende må kunne være et bindeledd med den ordinære helsetjenesten opp i mot planlegging og gjennomføring av arrangementet.

Vanligvis er det to måter å håndtere førstehjelpsberedskapen på. Enten så har man nok frivillige med førstehjelpskompetanse og eventuell medisinsk kompetanse. Eller man kan leie inn frivillige organisasjoner til å ta vare på førstehjelpsberedskapen. Mange arrangementer har god erfaring med en kombinasjon av disse to. Man har en eller flere med medisinsk kompetanse blant arrangørene. I tillegg leier man inn en frivillig organisasjon for å hjelpe til å opprettholde en tilstrekkelig beredskap under arrangementet.

En fordel med de frivillige sanitetsorganisasjonene, er at de er godt organisert og at de de har mye utstyr som er vanskelig tilgjengelig for arrangementet på egen hånd. Dette kan være utstyr som samband, avansert førstehjelpsutstyr, båter, kjøretøy etc. Røde Kors er den største og mest kjente organisasjonen mange steder, men det finnes også flere. Blant annet Norsk Folkehjelp, Norges Livredningsselskap, Redningsselskapets Sjøredningskorps med flere.

Det finnes også profesjonelle aktører som kan ta på seg ansvaret for hele eller deler av arrangementet. Flere av disse er absolutt verdt å vurdere. Det vil være svært vanskelig å gi en bestemt ”fasit” på hvilken medisinsk beredskap som må opprettes. Dette må vurderes av arrangørene i hvert enkelt tilfelle.

Som eksempel kan nevnes:

• Stavern Triathlon 2008, Norgesmesterskap og omtrent 80 deltagere. 1 Sykepleier (i arrangementsstaben) og 2 fra Røde Kors.
• Norseman Xtreme Triathlon 2013 4 leger, 2 sykepleiere, 3 ambulansearbeidere og ca 30 fra Røde Kors.

Arrangører av triatlonkonkurranser er heldige i den forstand at triatlon (stort sett) foregår utendørs. Det er således enklere å tenke seg en naturlig evakuering der publikum selv finner veien vekk fra en ulykke, brann eller liknende.

Jo mer profesjonell en konkurranse er, jo flere elementer spiller inn. Herunder gjerder og annet sperrematriell, tribuner, broer etc. Da blir det desto viktigere å ha en plan for evakuering. Planen må inneholde flyt ved normalsituasjon og en flyt ved ekstremsituasjon.

Normalsituasjon

Hver konkurranse der en benytter seg av gjerder bør ha en gjennomtenkt flytplan. Denne skal beskrive hvordan utøvere kommer seg fra vann til skiftesone og fra skiftesone ut på sykkel og inn og ut av skiftesonen ifm løp. I tillegg må den beskrive publikumsflyten og sørge for at denne ikke kolliderer med flyten for utøverne.

Flyten planlegges enkelt med å bruke kartverk og tegne direkte på kartene på datamaskin. Da kan en lage bokser i ulik farge på utøverflyt, mediaflyt og publikumsflyt.

På større konkurranser må en også ha en plan for media. De må ha lett tilgang til de ulike delene av konkurransen og gode muligheter for å ta bilder/ filme start, mål, løype og skiftesone.

Ekstremsituasjon

Med ekstremsituasjoner regnes her akutte hendelser som medfører at konkurransen må stanses. Da må det være planlagt hvilke gjerder som kan åpnes for å lette evakueringen. For å gjøre jobben for nødetatene enklere, bør det være med i planverket hvor det er passende med en samleplass for evakuerte. Plassen bør ligge i nærheten av arrangementet, men ikke så nær at det ved en brann er farlig å oppholde seg der. Ettersom vinden fort kan avgjøre hvordan brannen utvikler seg og hvor røyken blåser, så bør det planlegges med to alternative samleplasser.

Frivillige og delledere må ha tiltaktskort som beskriver deres oppgaver ved en ekstremsituasjon. Se her for mer rundt tiltakskort.