Profil og PR

Kommunikasjon er viktig for å gjøre arrangementet ditt kjent blant flere. 

Et arrangement bør ha sin unikhet, og ikke være en kopi av andre. Denne differansen kan være distanser, geografi, målgrupper, profil, startkontingent etc. Noen arrangører satser på elite, noen på ekstremutøvere, noen på barn, noen på mosjonister etc. Valget handler om arrangementets identitet og profil, som igjen blir arrangementets merkevare.

All kommunikasjon handler om å samles rundt merkevaren. Arbeidet handler om å forme det bildet omgivelsene har av arrangementet ditt. Dette kan gjøres på utallige måter, eksempelvis annonser, redaksjonelle oppslag og nettsider.

Deltakerne er imidlertid ikke konstante – de er under stadig forandring. Det er viktig at dere er aktive og ligger i forkant. De beste arrangørene er de som aktivt bruker kommunikasjon gjennom sosiale medier og hjemmeside.

Kjernen i all markedsføring er et godt produkt, og det bygges over tid. Det er viktig at alle får en flott opplevelse. Selve arrangementet er den viktigste og mest effektive arenaen for vellykket kommunikasjonsarbeid. Dette gjelder overfor deltakere, men også overfor frivillige funksjonærer, samarbeidspartnere, sponsorer, politikere og andre interessenter. Det gjelder å opparbeide seg tillit og troverdighet. Da er det ikke så farlig om dere gjør en feil en gang eller to. Det vesentlige er altså hva dere er og gjør. Hvis et arrangement er dårlig drevet, hjelper det lite å bytte logo.

Det optimale resultatet av merkevarebygging er at menneskene får et personlig forhold til arrangementet ditt. Deltakerne er stolte over å ha fullført.

Visuell profil

En logo og en visuell profil bidrar til å skape en visuell identitet. Det kan være hensiktsmessig. Vi mennesker husker bedre bilder enn ord og bokstaver. En visuell identitet gir også et inntrykk av et profesjonelt og gjennomtenkt arrangement, som er opptatt av kvalitet i alle ledd. Identiteten bidrar også til at deres arrangement står ut og frem i forhold til andre arrangementer, som dere tross alt konkurrerer med i forhold til potensielle deltakere og sponsorer. Dette får igjen positive konsekvenser for merkevaren.

Nett

Fordelen med nettsider og sosiale medier er at du ”eier” plattformen selv. Det gir deg frihet, men også et ansvar.

Ønsker du å bli oppfattet som en profesjonell aktør, er det å forvente at du har en ryddig og funksjonell nettside som gir de fleste svarene du søker.

La deg gjerne bli inspirert av andres nettsider. Men ikke kopier tekst og bilder uten å spørre om lov først. Opphavsretten gjelder også på Internett.

Ta også hensyn til at mer og mer av nett-trafikken foregår via mobile enheter som mobil og nettbrett. Dette må der ta hensyn til når dere utvikler siden.

Vektlegg sosiale medier. Men vær bevisst at ikke alle er like viktige. Gjør en klar prioritering! Facebook er en lett og uformell plattform med stor utbredelse i Norge. Her kan deltakerne få svar fra arrangøren, men de kan også komme i kontakt med andre deltakere. Del gjerne tanker, bilder, filmer etc. Husk at aktiviteter bidrar til mer aktivitet.

Ikke fall for fristelsen til å være for uformell. Husk at er tilstede som en representant for arrangementet ditt, ikke som privatperson.

All kommunikasjon med omgivelsene er med på å gi et etterlatt inntrykk av organisasjonen. Den beste måten å sikre at budskapet er enhetlig og korrekt, er å utarbeide en god og fyldig beskrivelse av organisasjonen og den aktiviteten dere driver. 

Man skal heller ikke undervurdere betydningen av uformell prat. Folk liker å snakke om det de holder på med, og da er det best å sikre at de vet hva de snakker om. Plandokumenter gir funksjonærene en felles forståelse, planer og mål. 

Det er alltid viktig å gi omverden den informasjonen de trenger når de bør ha den. Har dere gjort en avtale med en sponsor eller andre ting, så la miljøet få vite det. 

Det anbefales også å velge en eller to offisielle kontaktpersoner for organisasjonen. Disse bør kjenne organisasjonen godt og være gode til å formidle dens virke, visjoner, planer og mål. Ved eventuelle ulykker eller kriser er det uhyre viktig for organisasjonens troverdighet at dere raskt får klarlagt hva som har skjedd internt, og at alle sier det samme utad. Organisasjonens ledere og offisielle kontaktpersoner bør ha kompetanse i å håndtere slike situasjoner, og skal helst være de eneste som uttaler seg til media.

Tradisjonelle medier som avis, tv og radio er en fin måte å informere omgivelsene på. For et lokalt arrangement er de lokale mediene særdeles viktig. Den lokale avisen er noe ”alle” leser.

Er det noe du ønsker å ta opp i media, så vær veldig klare på hva man ønsker å oppnå. . Vær bevisst merkevaren din og hvilke verdier dere har blitt enige om.

For å få spalteplass må man også ha i tankene at avisene ser etter en vinkling som er interessant for leserne. Samtidig må du være forberedt på at du ikke alltid får den vinklingen du ønsker.

Medieomtale er verdifullt, men kan også være direkte skadelig. Omtale med utelukkende negativ fokus eller feilaktig informasjon kan få store konsekvenser. Du må derfor være meget nøye og bevisst med hva du foretar deg. Tenk på at media når ut til mange mennesker, også folk som i utgangspunktet ikke kjenner til arrangementet. Det er derfor generelt fornuftig å unngå sutring og heller fokusere på det som er bra. 

I organisasjonskartet bør dere legge til rette for én bestemt person som uttaler seg i mediene: One company, one voice. Husk at det er krevende å fronte negative saker. Ta hensyn til dette når dere velger person.

I det videre er det viktig å bygge og utvikle nettverk med faste og betrodde kontakter. Det gjør det lettere å få frem det du ønsker, og samtidig unngå feil og misforståelser. Det er også greiere for journalistene å ha en fast kontaktperson.

Husk at du kan be om å lese artikkelen før den står på trykk, for å sjekke at du er riktig sitert.