Organisasjon

Å arrangere triatlon er krevende og innebærer en rekke arbeidsoppgaver. Det er derfor fornuftig at det tidlig etablere en arrangementskomité som kan dekke de aktuelle arbeidsoppgavene.

I arrangementskomiteen bør det være tydelige avklaringer omkring de ulike rollene og hvem som gjør hva når. Illustrasjon 2 viser hvilke roller som kan være aktuelle i et organisasjonskart. 

I illustrasjonen kan du se aktuelle arbeidsområder som skal dekkes. Noen av de viktigste er tillatelser fra grunneiere, politi, Statens vegvesen og kommune, tekniske oppgaver (rigg, gjerder, scene etc.), løypedesign, bemanning, økonomi, kommunikasjon og ledelse.

Blant oppgavene er det mange som kan løses på høsten og vinteren, mens andre best løses når sesongen er i gang og det nærmer seg selve arrangementet.

Sett opp en kjøreplan og felles sjekklister. Pass på at disse oppdateres fortløpende.  

Legg opp til jevnlige møter, men bruk også verktøy som Facebook, e-post og telefon. Det er viktig å holde hverandre orientert underveis.        

Arrangementskomiteen bør også melde inn til styret i arrangørklubben jevnlig. På denne måten vil styret i klubben ha bedre oversikt omkring blant annet økonomi.

Husk også å gjennomføre evalueringsmøter kort tid etter arrangementet mens dere fortsatt har arrangementet friskt i mente.

Noen klubber velger å samarbeide med kommersielle aktører. Da må de tegne en samarbeidsavtale seg i mellom, hvor klubben står som teknisk arrangør mens den kommersielle aktøren står som administrativ arrangør.

Gjennom avtalen bærer den kommersielle aktøren hovedansvaret og risikoen ved gjennomføringen av arrangementet mens klubben leies inn som en samarbeidspartner.

NTF har en mal for slike avtaler.